Если покупатель возвращает поставщику товар после того, как принял его на учет (право собственности перешло к покупателю), при этом он выписывает вам накладную и счет-фактуру, то данная операция является обратной реализацией. Покупатель теперь выступает в роли продавца, а поставщик – в роли покупателя. В бухучете отражается обычная операция по оприходованию товара (Д 41 К 60).
Если бывший покупатель возвращает товары, которые он не принял к учету, т. е. не оприходовал, то он должен оформить в ваш адрес претензию или акт об обнаружении брака или другой документ, в котором объясняется причина возврата. К акту прикладывают накладную. Счет-фактуру в этом случае покупатель не составляет. Вы берете свой счет-фактуру, который был выставлен первоначально, и вносите в него исправления. Такие разъяснения даны в Письме Минфина России № 03-07-15/29 от 7 марта 2007 г. Это уже не обратная реализация, а именно возврат товара. После этого делаете запись в книгу покупок датой внесения исправлений.